就業規則の作成を社会保険労務士に依頼するメリットとは？

就業規則とは、労働基準法第89条により一定の事業主に作成が義務付けられている書面で、「会社のルールブック」と表現されることが多いです。
就業規則には以下の項目を記載します。（一部抜粋）

• 労働時間、休憩時間、休日、休暇に関する事項


• 賃金に関する事項


• 退職に関する事項

この他にも記載する項目は多数ありますが、雇用契約書に記載されている項目に加え、その他その会社で働く上のルールがまとめられたもの、とイメージしていただければ結構です。

作成が義務付けられる事業主

就業規則の作成が義務付けられるのは、事業所ごとに常時10人以上の労働者を雇用する事業主です。
ここで事業場ごと、常時10人以上について解説します。

事業所ごと

会社全体で見るのではなく、支社・支店・営業所・工場・店舗など、事業活動の拠点ごとに、という事です。
ここで、次の3つの拠点を持つチョコレート菓子製造会社の例で考えてみます。

• 本社（営業部門、企画部門、管理部門）


• 製造工場（製造部門）


• 配送センター（配送部門）

このように、所属部門により就業場が異なる場合、3つの拠点で事業が行われているとイメージしていただきやすいかと思います。

＜ワンポイント＞　出社が不要な場合
実はこの会社の営業部門に所属する営業部門の従業員は、自宅を拠点にして客先の訪問を含む営業活動の全てを行うことになっています。
この場合、営業部門に所属する個々の従業員の自宅が事業の拠点となる、ならない、どちらでしょうか？
答えは「ならない」です。
確かに、自宅を拠点に営業活動を行っているものの、それは本社に属する営業部門全体としての事業活動を行っているに過ぎません。
また、本社に営業部門のデスクはありませんが、これも上記と同様に営業部門全体として本社に位置する、と考えます。

常時10人以上

常態、言い換えれば毎月継続して10人以上であるかどうかで判断します。
この「10人」には正社員はもちろんのこと、日々雇用される労働者を除き、パート、アルバイトを含みます。
先ほどのチョコレート菓子製造会社の製造工場には9人の従業員が所属しています。
チョコレート工場の繁忙期といえば、もちろんバレンタインデーの時期であり、会社としても最も売上が見込める商戦期です。
この時期に限ってはどうしても普段のスタッフだけでは手が回らないので、毎年期間限定で臨時のアルバイトを5名前後雇用しています。
この場合、繁忙期には一時的に10人以上になるものの、普段は10人未満のため「常時10人以上」には該当しません。
ここで気を付けないといけないのが、期間を定めて雇用する人数は含まない、と誤って解釈してはいけない、ということです。
先の製造工場の例では繁忙期だけのアルバイトとして雇っており、その後の継続は予定していません。
もちろん、臨時のスタッフがとても優秀で、双方の希望により結果的にその後も継続して雇用される、ということはありえるでしょう。
このような場合、実際に10人以上になったタイミングで速やかに作成すれば問題ありません。
一方で、取引先の増加に対応すべく期間を定めて営業サポートに従事するアルバイトを雇用する場合は、考え方が異なります。
新たな取引先からの受注が順調に継続する限り、アルバイトの雇用契約も更新していくことを想定しているなら、このアルバイトは常時勤務する労働者数にカウントします。
常時雇用する労働者数にカウントするかどうかは、期間の定めの有無そのもので判断するのではなく、継続しての勤務が見込まれるか否か、という点に注意してください。

義務付けられていなくても作成するのが望ましい

就業規則の作成が義務付けられる事業主については解説したとおりです。
しかし、義務付けられていない会社であっても、就業規則は作成するのが望ましいでしょう。
そう考えられるのは次の2つの理由からです。

早期に社内ルールが確立できる

既に解説したとおり、就業規則は会社のルールブックです。
分かりやすい例として、創業後間もない段階では事業を軌道に乗せることが経営者にとって最も注力すべき課題です。
一方で、従業員を雇用している以上、経営者は事業活動のあらゆる面で判断を求められることとなります。

• 従業員が欠勤した際に給与の減額計算をどうするか


• 無断欠勤が続いている従業員の処遇をどうするか


• 診断書を提出してきた従業員への対応をどうするか

これら、「どうするか」の答えとなるのが就業規則です。
決まったルールがなければ、どうしても場当たり的な対応が避けられません。前回のAさんと今回のBさんで取り扱いが異なる、なんてことも起こり得えます。
創業後間もない時期であっても、従業員の関心の多くは事業の安定よりも自身の処遇に向いてしまいます。
従業員に対する場当たり的な対応は従業員の就業意欲を低下させ、退職を決断する引き金となりかねません。
こういったハードルをクリアするための手段のひとつとして、人数希望に関わらず就業規則を作成するのが望ましい、と考えられます。

助成金の活用を検討できる

厚生労働省では、従業員を雇用する事業主に様々な助成金が用意されています。
助成金を申請するにあたって就業規則の提出が必要となるものが多く、就業規則の作成が義務付けられていない事業主にあってはそれに変わる書面の作成が必要となる場合があります。
このような場合も、就業規則が備わっていれば助成金に該当しそうか、見込みがある場合の申請に向けた手続きも就業規則がない場合に比べよりスムーズに進めることが期待できます。
そもそも、助成金は社内ルールを整備したうえで従業員を雇用、育成する事業主への報奨金としての意味合いが強いため、活用できる助成金のチャンスを逃さぬよう、早期から就業規則を備えるのが望ましいと考えます。

ここまで就業規則の役割、重要性をお伝えしてきました。
ここからは就業規則の作成を社会保険労務士に依頼すべきか、という点にスポットをあてて解説していきます。

モデル就業規則の運用で気を付けたいポイント

就業規則の作成にあたっては、厚生労働省からモデル就業規則が提供されています。

（参照）モデル就業規則について｜厚生労働省

モデル就業規則を活用することで、社内で就業規則を作成することが出来ますが、各事業所の実情に応じたカスタマイズが必要です。
ひとつの例として、モデル就業規則の第68条には懲戒の事由が設けられています。
「第６８条 労働者が次のいずれかに該当するときは、情状に応じ、けん責、減給又は出勤停止とする。
① 正当な理由なく無断欠勤が＿日以上に及ぶとき。 
② 正当な理由なくしばしば欠勤、遅刻、早退をしたとき。 
（後略）」

（参考）モデル就業規則について｜厚生労働省

「しばしば」という表現がありますが、こういった読み手によって解釈が異なるおそれのある表現は極力避けるのが好ましいです。

	労働者負担	雇用主負担	雇用保険料率
一般の事業	5/1000	8.5/1000	13.5/1000
農林水産・清酒製造の事業	6/1000	9.5/1000	15.5/1000
建設の事業	6/1000	10.5/1000	16.5/1000

就業規則は会社ごとにカスタマイズが必要

先ほどの例はカスタマイズが必要な代表例のひとつに過ぎません。
就業規則は会社のルールブックであるのと同時に、会社を守る会社の法律とも例えられます。
会社の法律たる就業規則を、誰もが手にできるモデル就業規則そのままに作成するのは望ましくありません。
ただし、この記事でモデル就業規則そのものを否定しているわけではありません。
むしろ逆で、モデル就業規則が提供されていることで就業規則の作成に取り組みやすくなっていることは評価すべきであると考えています。
あくまで汎用品であるモデル就業規則をそのまま取り入れることへの注意喚起を行っている、という点をご理解下さい。

専門家である社会保険労務士によるオーダーメイドが理想的

ここまで解説したとおり、就業規則は多くのカスタマイズの集大成であり、いわばオーダーメイドの1点モノです。
社会保険労務士が就業規則を作成するにあたっては、会社の置かれている現状、この先の事業計画、経営者のビジョンを踏まえて長期的な観点からきめ細かなカスタマイズを行います。
ここからは就業規則の作成を社会保険労務士に依頼する際に気を付けたいポイントをお伝えします。

就業規則を社会保険労務士に依頼するにあたっての疑問の代表格が次の2つです。
「費用はどれぐらい？」
「どの社会保険労務士に依頼するのがいいの？」
それでは順に解説します。

費用は数万円～数十万円程度が多い

就業規則の依頼費用は本当にピンキリです。
オーダーメイドスーツが素材や加工、刺繍等の装飾の有無などにより価格が変動するのと同じです。
また、完全オーダーメイドに比べて価格が抑えられるパターンオーダーが用意されていることも同じです。
さらには、熟練の仕立屋が手作りするのが、一般の従業員が高性能ミシンで作成するかによっても価格は変動します。
このように、就業規則はパターンオーダーを含めたオーダーメイドであるため、その中身、また作成する側の技量により価格に幅があります。
そのため、相場の底値もしくは底値に近いものは、既製品に近いパターンオーダーだろうなと考えられます。
就業規則の費用を知るうえで大切になるのは、金額そのものだけではなくその金額で提供される内容が見合っているか、納得できるかどうかです。
その点、既に顧問契約をしている社会保険労務士がいれば気軽に相談してください、親身になって話を聞いてくれることでしょう。

会社の意向にあった社会保険労務士への依頼がおすすめ

社会保険労務士と特に付き合いのない場合、税理士や同業の仕事仲間に紹介を依頼するのがおすすめです。
そのようなあてもない場合、インターネットやSNSで、相見積もりを含めて社会保険労務士を探すことになります。
いずれの場合においても予算との兼ね合いはもちろんですが、それ以上にその社会保険労務士のビジョン、考え方含め会社との相性が何より大切です。
就業規則作成の依頼が顧問契約のきっかけになることもありますので、仮に就業規則の作成限りであったとしても、どこまで会社の意向に寄り添ってくれるかという点を判断材料のひとつにおすすめします。

顧問社労士の変更をする

顧問社労士の変更を検討しましょう。
例えば、同じような契約内容でも、他の社労士のほうが顧問料が安い場合で、かつ顧問料のディスカウントには応じてもらえない場合、顧問社労士を変更するしか報酬を下げる方法はありません。
また、社労士が1人の事務所でその社労士に不満がある場合、同じ事務所の別の社労士に代えてもらうことができません。
この場合は、顧問社労士を事務所ごと変更するのがよいでしょう。
顧問社労士を変更する場合には、事務作業の空白期間を作らないようにするために変更前から新しい顧問社労士を探し始め、スムーズに変更できるようにしましょう。
新しい顧問社労士を探す際には、現在依頼したい内容や自社の成長に合わせて依頼するかもしれない内容をしっかり精査し、その上で対象となる社労士を複数ピックアップし、顧問料・対応業務などを比較検討するようにしましょう。

届出方法

就業規則の届出方法には次の3つがあります。

• 管轄の労働基準監督署に直接提出する


• 郵送で提出する


• 電子申請を行う

届出方法の1つ目は、管轄の労働基準監督署に直接提出する方法です。
特に、労働基準監督署に事前に連絡する必要はありません。
届出方法の2つ目は、郵送で提出する方法です。
この場合、持参と同じように2部就業規則を作成して送りますが、受付印を押印したものを返却してもらうために、郵便切手を貼った返信用封筒を同封します。
3つ目の方法として、就業規則の届出には電子申請の利用ができるようになっています。
この方法であれば、労働基準監督署の営業時間外に届け出ることができ、かつ訪問する必要や郵送のための処理をする必要がありません。
電子申請で行うためには、e-Govのアカウントを取得し、パソコン端末のインターネットブラウザの設定を行った上で、アプリケーションのダウンロードを行います。

本社が一括して届け出ることもできる

就業規則の作成・届出は事業場単位で行うこととされています。
しかし、会社の中には複数の事業場があることもあり、これら全てについて別々に届出をしなければならないとすると、会社に大きな負担を強いることになるでしょう。
そのため、就業規則の届出について、本社一括届出制度というものが用意されています。
本社一括届出制度とは、本社と本社以外の事業場の就業規則の内容が同一である場合に、本社を管轄する労働基準監督署に一括届出ができる制度のことです。
本社一括届出制度によって、複数の事業所に関する就業規則の届出義務を本社で管理することが可能となります。
本社一括届出制度によって届出をする場合には、次の書類が必要です。

• 就業規則


• 過半数代表者もしくは過半数労働組合の意見書


• 届出書


• 一括届出の対象事業場一覧表


• 一括届出の対象事業場の意見書（事業場ごと）


• 一括届出の対象事業場の就業規則

就業規則・過半数代表者もしくは過半数労働組合の意見書・届出書は控えの分も合わせて2部準備します。
一括届出の対象事業者一覧表には、事業場の名称・所在地・管轄の労働基準監督署・本社の就業規則と同一内容である旨を記載します。一覧表は、控えが欲しい場合は3部準備しましょう。
これらの書式についても特に法令で定めるものはありませんが、都道府県労働局などでひな形を用意していることがあるので、これらを活用しましょう。
例：様式集 （必要な様式をダウンロードしてご使用ください。）｜東京労働局
本社を管轄する労働基準監督署に提出し、要件を満たしていれば、就業規則・過半数代表者もしくは過半数労働組合の意見書・届出書がそれぞれ1通と、一括届出の対象事業場一覧表が1通あるいは2通返却されます。
返却されたら、一括届出の対象事業場一覧表・意見書・就業規則を本社管轄の労働基準監督署の配送作業室に送付しましょう。
管轄が東京労働局の場合、送り先は東京労働局労働基準部 監督課内（本社管轄の労働基準監督署）労働基準監督署 就業規則配送作業室となります。
その後は、事業所がある各労働基準監督署に送付されます。
一括届出をする場合、その手続きは労働基準監督署によって手順が異なることがあるので、本社を管轄する労働基準監督署に事前に問い合わせをするようにしましょう。

追加・変更した場合にも届出義務がある

就業規則については途中で追加・変更することがあるでしょう。
例えば、テレワークに関する規定の追加や、賃金に関する評価方法や計算方法の変更が挙げられます。
労働基準法89条は、就業規則を変更した場合にも届出をすることを義務付けています。
そのため、就業規則を追加・変更したときにも、届出をしましょう。

届出がされていない場合の就業規則の効力

就業規則については上述した通り、作成・届出・周知の義務があります。
この場合に届出がされていなかったことによって、その就業規則に基づいて行われた行為の効力が問題になることがあります。
例えば、懲戒処分をする場合には、就業規則に懲戒処分に関する規定を置くことが必要です（労働基準法89条9号）。
しかし、その就業規則の届出がされていない場合に、懲戒処分は有効なのでしょうか。
この点について、届出がされずに行われた懲戒処分としての懲戒解雇の有効性が争われたフジ興産事件（最高裁平成15年10月10日第2小法廷判決）では、「就業規則が法的規範として拘束力を生ずるためには、その内容を適用を受ける事業場の労働者に周知させる手続が採られていることを要する」と判示し、就業規則を作成し周知していれば、就業規則は効力が生じるとしました。
参考：最高裁判所判例集｜裁判所ホームページ
そのため、届出がされていなくても、周知がされていれば就業規則の内容に従うことができます。
もっとも届出をしなければ、労働基準監督署からの行政指導を受けるか刑事罰を科される可能性があるので、きちんと届出を行うようにしましょう。

その他

その他の事項としては、次のようなものが記載されます。

• 教育訓練


• 安全衛生


• ハラスメント防止

記載の方法

なお、テレワーク・在宅勤務の就業規則を記載する場合、テレワークに関する就業規則を別途作成するか、就業規定に新たな項目を設けて作成するという方法が取られます。
テレワークモデル就業規則作成の手引きでは、分かりやすさという観点から、新たに作成することが推奨されています。

36協定に関する違反をした場合にもペナルティがあります。
上述の行政指導はもちろん、労働基準法119条1号で労働基準法36条6項に違反した場合の刑事罰も同様に定められています。
労働時間に関する会社名で報道されているものの多くが、36協定に違反しての長時間残業なので、やはり違反をしないように細心の注意が必要であるといえます。

就業規則はモデル就業規則を活用して社内で作成できるものではありますが、オーダーメイド品であることを十分に考慮に入れ、専門家である社会保険労務士への依頼がおすすめです。
この記事が就業規則作成にあたり社会保険労務士への依頼を検討する一助になれば幸いです。

過半数労働組合もしくは過半数代表の意見を聞く

就業規則を変更する場合には、作成する場合と同様に、過半数労働組合もしくは過半数代表の意見を聞くことが必要です（労働基準法90条1項）。
職場の過半数の労働者から組織される労働組合のことを過半数労働組合といい、過半数労働組合がある場合には過半数労働組合から意見を聴取します。
職場に過半数労働組合がない場合には、労働者の過半数を代表する過半数代表者を選任して、意見を聴取します。
これらの意見の聴取をしたものについては、届出の際に意見書として提出することになります。
意見書は就業規則変更届と一緒に厚生労働省のホームページからダウンロードします。

就業規則変更届を提出する

就業規則変更届を提出します。
就業規則を変更した場合には、就業規則変更届を提出することになります。
就業規則変更届については、厚生労働省のホームページから取得できます。
参考：就業規則変更届｜厚生労働省 ※Wordファイルがダウンロードされます
上述した過半数労働組合・過半数代表者の意見書もこのファイルの中にあります。

ひな形を使って良いのか

インターネットで検索をすれば容易に就業規則のひな方を入手することができます。
では、このひな形を使って就業規則を作成しても良いのでしょうか。
確かに、これらを利用すれば容易に作成でき、かつ絶対的必要記載事項についても記載を失念することは無いといえるでしょう。
しかし、上述したように、就業規則には業種ごとに作成にあたっての注意点があり、これらをひな形に適切に落とし込む必要があります。
また、会社ごとにひな形に記載されている文言を変更する必要がありますが、その内容が労働基準法等の法律に違反しないようにする必要があります。
ひな形を使う場合には、自社の事情にあっているか、法律に違反していないかなど、慎重に精査しましょう。

専門家への相談の要否

就業規則の作成について、専門家に相談する必要はあるのでしょうか。
就業規則は基本的な事項であり、慎重な作成が求められます。
作成にあたっては労働関係の法律についての知識が必要であり、その内容は非常に難解です。
そのため、できれば専門家に相談しておくのが望ましいといえるでしょう。

このページではテレワーク・在宅勤務を導入する場合に就業規則をどうすれば良いかについてご紹介しました。
テレワーク・在宅勤務にあわせた就業規則が必要であり、過半数代表の同意や変更届の手続きも必要です。
どのような就業規則であればトラブルが発生しないかわからない、という場合には必ず専門家に相談することにしましょう。

電子申請を行うメリット

労働保険の年度更新について、インターネットで申請を行う電子申請には、次のようなメリットがあります。



まず、上述したように、申告書を紙で提出する場合、直接労働基準監督署などの機関に出向いて手続きをする必要があります。
電子申請の場合、直接出向く必要はありません。
また、申告書を紙で提出する場合、各種機関の窓口が稼働している時間に出向く必要があります。
しかし、電子申請であれば、自宅やオフィスから24時間いつでも行なえます。
移動時間や費用を節約することが可能といえます。

電子申請に必要なもの

労働保険の年度更新の電子申請に必要なものには次の3つがあります。



まず、電子申請はパソコンで使用するアプリが必要となるので、パソコンが必要です。
インターネットが利用できてもスマートフォン・タブレットでは電子申請はできませんので注意が必要です。
次に、労働保険の年度更新には電子証明書が必要です。
電子証明書とは、電子申請をする際に送信する電子データが原本であること・改ざんされていないことを証明するためにつけられるものです。
電子証明書は認証局で作成しますが、e-Govを利用するにあたって動作確認がとれている電子証明書の認証局は、次のe-Govのホームページに公開されています。

参考：
認証局のご案内｜e-Gov（URL:https://shinsei.e-gov.go.jp/contents/preparation/certificate/certification-authority.html）

さらに、e-Govのアカウントを取得した上で、パソコンにアプリケーションをインストールする必要があります。
アプリケーションはWindows・Macどちらにも対応しています。

電子申請の手続

労働保険の年度更新を電子申請で行う場合の手続きは次の通りです。

賃金集計表を作成する

紙で行う場合と同様に賃金集計表を作成します。

e-Gov電子申請手続検索を利用して「労働保険年度更新申告」を検索する

e-Govの電子申請はとてもたくさんの種類があります。
労働保険の年度更新の手続きのページには、手続検索から「労働保険年度更新申告」と検索すると遷移することができます。

申請書入力画面に必要事項を入力

労働保険年度更新申告の申請書入力画面に必要事項を入力します。
入力したデータと電子証明書を保管します。

保管したデータを送信

保管したデータと電子証明書の送信を行います。

保険料を納付する

送信が終わると保険料の納付に必要な情報が表示されるので、保険料の納付を行います。

市販の電子申請ソフトや労務管理システムで電子申請を行うことも可能

e-Govは外部連携APIを公開しているので、これを使って申請ができる電子申請ソフトや労務管理システムが市販されています。
これらを用いて労働保険の年度更新をすることも可能です。

このページでは労働保険の年度更新についてお伝えしました。
労働者を雇用していると手続きが必要となる労働保険は年度更新が必要で、適切に行わなければペナルティを課せられることもあります。
適切に行えるよう不明点がある場合には専門家に相談するようにしましょう。

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