就業規則の変更手順は？変更届の書き方も含めて解説

就業規則は一度作成したら終わりではありません。
作成後、運用してみて気になる点や実態と相違する点、作成時点では想定していなかった新たな制度や手当の導入など、就業規則は随時見直しと改定を繰り返す必要があります。
このようにお伝えすると、
「変更の必要がない就業規則はいつ完成するの？」
と疑問に思う方もいらっしゃるかもしれません。
この疑問に対する回答は、
「いつになっても半永久的な完成には至ることはない」
です。
その理由を解説します。

理由①会社の成長などの内部要因

就業規則は会社の成長、具体的には、

・会社の規模
・事業領域
・職種や勤務形態、給与体系の数
・そのほかの事情

これらに応じて、その時々の会社の実態に沿ったルールでないと意味をなしません。
例えば、夫婦で始めた弁当屋でアルバイトを雇用し、アルバイトが10人を越えたときに就業規則を作成したとしましょう。
それから数年経過し、今では近隣に10店舗を構えるまでに拡大し、各店舗には責任者として社員も雇用しています。さらには、1店舗だけのときはすべてお店で手作りのものを提供していましたが、現在は業務効率化のため一部の食材はセントラルキッチンで加工した上で各店舗へ配送し、それらを各店舗で最終調理の上、創業当時と変わらぬ味を提供しています。
ここで、アルバイトだけを雇用し、1店舗だけで提供していた頃と比べると、

・複数店舗の開設、正社員の雇用
・セントラルキッチン開設、スタッフ雇用
・各店舗への配送スタッフの雇用

といった変化が起こっています。
正社員となれば、アルバイトとは異なり月給制が想定され、賞与があるかもしれません。
また、店舗での販売に間に合うよう、セントラルキッチンのスタッフの勤務時間は店舗の営業より早いことが想定されます。
さらに、セントラルキッチンから店舗へ車で配送するのであれば、社用車についてのルールも必要です。
これらについて、作成した当時のままの就業規則では、到底対応できないと考えられるでしょう。
加えて、現在は近隣エリアで店舗を拡大していますが、都道府県を超えて拡大していくと仮定すると、

・社員は全国転勤とするのか、それとも現地で採用するのか
・各エリアの指揮命令などをどのように設計するか
・セントラルキッチンからの配送をすべて自社の従業員で行うのか、外部に委託するのか、外部に委託した場合は配送に従事していた従業員の雇用をどうするか

といった検討事項が想定されます。
このように、就業規則はその時々の会社をコントロールできるルールでなければ意味をなさず、会社とともに変容を続けていくものです。

理由②法改正などの外部要因

ここまで、会社の成長に合わせて就業規則の変更は継続することを解説してきました。では、会社が一定規模まで拡大し、そのまま維持する場合はどうなるのでしょうか。
結論、就業規則の変更は継続します。それは法改正による制度変更や、新たな制度の創設に対応する必要があるからです。
例えば、2022（令和4）年10月1日に改正育児・介護休業法が施行されたことにより、新たに出生児育児休業（通称：産後パパ育休）制度がスタートしました。
同法には、労使協定を締結することで入社1年未満の従業員からの取得の申し出を拒否できる、という但し書きがあります。しかし、改正時に合わせて就業規則を変更していなければ、該当する従業員を除外するための労使協定もありません。そのため、入社1年未満の従業員であっても、申し出があれば産後パパ育休制度を認めることになってしまいます。
つまり、会社にしばらく大きな変化がない場合であっても、法改正に対応した就業規則の変更の必要性があるため、就業規則の変更は引き続き必要となるのです。

ここからは就業規則の変更手順について解説します。
就業規則の変更手順は次の4つです。

①変更案の作成
②労働者代表への意見聴取
③変更届の提出
④周知

順に解説します。

変更案の作成

現行の就業規則の「どこを」「どう」変更するのかを整理し、変更後の就業規則案を作成します。
このときに、変更の理由や経緯を就業規則に記載する必要はありません。しかし、その後の運用や従業員への説明、今後の担当者への引き継ぎのために、別途まとめておくのがよいでしょう。
変更案の作成方法は大きく2つあります。

変更箇所のみ新旧対照表を作成

1つ目の方法は新旧対照表の作成です。
新旧対照表とは、就業規則の本文には変更を加えず、変更のある部分のみピックアップの上、変更後（新）と変更前（旧）を並べて表示するものです。
イメージとしては次のようなものになります。

（引用）就業規則（変更）届記入例｜厚生労働省

新旧対照表で変更を行う場合、変更の都度新旧対照表を重ねていくことになります。
一回の変更作業ごとの作業量は最小限に抑えられるメリットがある一方で、新旧対照表の枚数が増えるほど、参照の上に読み替えを必要とする箇所が増えるため、最新の内容を確認する際に時間を要するデメリットも併せ持ちます。
そのため、新旧対照表の作成にて変更を行う場合も、時には次に解説する最新版の就業規則を作成し、古くなった新旧対照表を破棄して見やすくするのがおすすめです。

変更後の就業規則全体を作成

2つ目の方法は変更後の就業規則そのものの作成です。
この場合、新旧対照表とは異なり就業規則本文そのものを変更します。確認の際は最新の就業規則の本文のみを参照すればよいので、確認のしやすさがメリットです。
一方で、最新版のみを見ただけでは、その内容が過去に変更されているのか、変更されているのであれば変更前はどのような内容であったかなどは、ひと目で確認できないデメリットも併せ持ちます。
変更の有無について、一般的には就業規則の最終ページに「附則」「実施規則」と銘打って変更箇所、変更実施日時を記録するため、確認の手間は多くありません。しかしながら、変更前の内容を確認するには変更前の就業規則そのものを参照する必要があります。
もちろん、就業規則本文を変更する際に、削除する内容をそのまま削除する代わりに抹消線を用いる方法もありますが、変更のたびに就業規則そのもののボリュームが増えていくので、一般的な方法ではありません。
そのため、附則などに改定履歴を残す際のワンポイントとして、条項の増減により変動し得る条項番号だけではなく、
「1カ月単位の変形労働時間制の起算日」
「通勤手当の計算方法」
など、条項のタイトルや項目名と改定実施日を附則に残すことをおすすめします。

労働者代表への意見聴取

作成時同様、変更案について、労働者の過半数で組織される労働組合がある場合はその代表者、ない場合は労働者の過半数を代表する者に意見を求めます。

反対意見や異議があっても変更届の提出はできる

変更案についての異議や否定的な意見があった場合でも、就業規則変更の届出自体は問題なく進められます。変更届の提出および受理はその内容の是非までを認めるものではなく、あくまで届出の事実を記録するに過ぎません。

反対意見や意義には真摯な対応を

労働者代表の意見聴取の結果、反対意見や異議があっても変更届の提出が可能であることはすでに解説したとおりです。
しかし、異議のある就業規則はいざその内容を運用するにあたって、従業員とトラブルになる恐れがあります。もちろん、内容が客観的に合理的なものである限り、従業員本位の主張には毅然とした対応が必要ですが、その都度従業員に説明を繰り返して理解を求めるのは想像以上に骨の折れる作業です。
そのため、代表者からの意見は真摯に受け止め、できる限りの意見交換を経た後、変更届を提出するように努めましょう。

変更届の提出

変更案の作成、意見聴取、適宜従業員との協議が終われば、いよいよ変更届の提出です。

変更届の作成

変更届に所定の様式はありませんが、厚生労働省よりひな形が提供されていますので、リンク先のフォーマットに必要事項を入力もしくは記入します。
様式はコチラ
（参照）就業規則（変更）届・意見書｜厚生労働省

就業規則変更届の記載例

引用：就業規則（変更）届記入例｜厚生労働省

記載例を参考に、青文字部分を入力もしくは記入します。
新旧対照表を別紙で作成している場合や、変更後の就業規則を添付する場合は改正前・改正後欄に「別紙参照」と入力もしくは記入すれば問題ありません。
また、労働保険番号は労働保険関係成立届控え、労働保険料申告書などに記載されています。

変更届の提出期限

変更届の提出期限は「速やかに」とされていますので、変更届の作成まで完了したら速やかに提出しましょう。
改定実施日の前後どちらでも変更届の提出は可能です。

変更届の提出先

変更届の提出先は事業場を管轄する労働基準監督署です。
なお、複数の拠点に同一の就業規則を適用する場合、本社を管轄する労働基準監督署へ一括届出事業所一覧を添付して提出します。
窓口へ持参するほか、郵送に加えて電子申請も可能です。

変更届の添付書類

・変更届　正副各1部
以下いずれか
・新旧対照表　正副各1部
・変更後の就業規則　正副各1部
郵送の場合
・切手を貼った返信用封筒

会社控用の新旧対照表もしくは変更後の就業規則に押印を受けるため、上記のとおり正副それぞれ1部ずつ提出します。
今後助成金の申請などで、受理印のある就業規則などの添付を求められることがあるため、正副を用意した上で受理印のある控えを会社で保管しておきます。控え用の副を用意していない場合、受理印のある控えは受け取れませんので忘れず用意しましょう。
なお、電子申請の場合、変更届に電子受理印が押印されたものが受理控えとして発行されます。

提出後は周知を忘れずに

ここまでで無事届出を提出し、受理印のある控えの受け取りまで済みましたが、これで終わりではありません。
就業規則の作成、変更時には従業員への周知が必要です。周知して初めて就業規則の変更内容が有効となるため、変更届の提出後はすぐ周知に取りかかりましょう。
周知の方法として一般的なものを紹介します。
・受理印のある控えをコピーの上、事業場ごとに配備
・社内共有フォルダやイントラネットへの格納
いずれも別途回覧板やメールで就業規則を変更した旨も周知します。
なお、周知とは従業員がいつでも閲覧可能である状態をいいますので、金庫や鍵付きロッカーへの保管、アクセス制限のあるフォルダなどへの格納では周知を果たしたとはいえません。

試用期間の定義を共有することが大切

ここまで解説してきたとおり、試用期間中は使用者の裁量で自由に解雇が認められているのではありません。試用期間中に限り、通常の労働者を解雇する場合に比べて、採用選考時には判断できない事柄について解雇が認められる範囲が広くなっているということです。

                         

採用する労働者	助成金の合計額	支給期数
高年齢者、母子家庭の母等	50万円 （短時間：30万円）	25万円×2期 （短時間：15万円×2期）
身体・知的障害者	50万円 （短時間：30万円）	25万円×2期 （短時間：15万円×2期）
精神障害者、重度知的障がい者等	100万円 （短時間：30万円）	33万円※2 ×3期 （短時間：15万円×2期）

なぜ解雇がトラブルになるのか

試用期間中に限った話ではありませんが、解雇がトラブルになるのは大抵「使用者からの評価」と「労働者の自己評価」が大きくかけ離れていることが原因です。
つまり、労働者からすると「自分は有能なのになぜ解雇されるのか、納得できない」という感情が解雇トラブルの根底にあります。
この状況を回避するために、使用者が取り組むべきポイントを解説します。

解雇の納得度を高める

繰り返しになりますが、解雇がトラブルになるケースの大半は、労働者の自己評価が高いために解雇に納得できない点にあります。
この点に着目し、使用者として講ずるべき取り組みを2つ紹介します。

■評価基準を言語化して共有する
例えば次のようなものが考えられます。

・試用期間中に月次決算業務を一人で完結できるようになる
・試用期間中に取引先からの受注から発注までの業務を標準期間内に完結できるようになる
・試用期間中に、部下〇名の業務進捗を管理し、期日内に完結できるマネジメント力を発揮する

評価基準は、「使用者が求めている業務遂行能力を満たしているかどうか」であることが多いでしょう。しかし、業務遂行能力と一言でいっても業界、職種、ポジションによりさまざまです。
したがって、試用期間中に「どんな能力を身に付けてほしいか」「どんな能力を発揮してほしいか」「どんな成果を出してほしいか」を言語化し、評価基準と共に雇用契約書に明記する、もしくは試用期間についての覚書を用意するなどして、必ず書面で共有しましょう。

■評価根拠を労働者発信のものにする
前提として、先に解説した評価基準を共有した上で、その評価を定期的に共有しましょう。
そのための方法として次のようなものが考えられます。

・業務日報、週報を根拠に、労働者の自己評価と使用者からの評価を共有する
・業務理解度を確認するテストを行い、その結果を根拠に労働者の自己評価と使用者からの評価を共有する

労働者が解雇理由に納得できない理由の一つは、解雇理由を「急に示された使用者からの一方的な評価」と受け取るためです。
これを回避するために、労働者発信の情報に基づき労働者の自己評価と使用者からの評価をリアルタイムかつ継続して共有することで、その先にある結論への納得度を高めることが期待できます。

労務管理がよりやりやすくなる

ここまでお伝えした通り、就業規則の作成が義務付けられない従業員10人未満の事業所においても就業規則を含む社内のルールを早くから作り上げていくことは、法律上義務付けられていないものの、事業を長く続けていくうえで不可欠な要素です。
ここからは、従業員10人未満の事業所が就業規則を作成するメリットをお伝えしていきます。

ここからは、試用期間中の解雇の理由が社会通念上相当であると判断され得るケースを、あくまで一例として紹介します。
これらに当てはまれば解雇が認められる、ではなく、解雇が認められる場合についての解釈・考え方への理解を深める観点でお読みください。

業務遂行に求められる能力が著しく不足している場合

先に紹介した試用期間中に求める能力や成果が不十分な場合であっても、結果にのみ着目すべきではなく、そのプロセスを含めて評価することが重要です。
また、結果を出せないことについて改善に向けた指導を重ねたものの、改善が期待できない場合に限られます。
なお、この考え方に基づくと、新卒採用や未経験採用の場合はそもそも即戦力が期待できないため、能力不足を理由とした解雇はまず認められないと考えましょう。

勤務態度が極めて不良な場合

無断欠勤や遅刻が連続し、能力不足の場合と同様に再三の指導によっても改善が期待できない場合に限られます。

職務に耐えられないほどの体調不良の場合

採用早々病欠が続くなど、雇用継続が困難となる体調不良の場合です。
例えば介護職での採用で、採用前から腰痛が常態化しており、採用後も度々業務が中断するようなケースを挙げます。この場合、可能な範囲で軽作業などへの転換を検討できれば望ましいですが、職種を限っての採用であることを考慮して、業務遂行が困難という合理的理由になる余地は大きいでしょう。

経歴や能力についての虚偽の申告があった場合

応募者の能力・職歴を評価し、それに見合う処遇にて採用したものの、その能力・職歴に偽りがあった場合です。
例えば、数年間のマネジメント経験が評価され、求人内容よりも高い給与で採用されたにもかかわらず、実際はマネジメントの補助程度の経験しかなかった、というような場合が挙げられます。
ここでのポイントは「相応の処遇を伴っている」点であって、そうでない場合は能力不足と同様に考えるのが妥当です。
また、未経験者採用の場合、その職種特有の業務については新卒採用と同様に即戦力は期待できません。しかし、社会人経験年数に相応の同僚との協調性や報連相について、著しい不足がある場合は解雇理由として検討の余地が残るでしょう。
そのほか、応募の前提となり選考時に申告した能力そのものを持ち合わせていない、例えばTOEIC900点台かつビジネス英会話が可能という条件の求人で、スコアも提出の上ビジネス英会話も問題ないと申告したにもかかわらず、実際は日常英会話もままならない、というようなケースが考えられます。

（参考）雇用保険に関する業務取扱要領｜厚生労働省

（参考）雇用保険被保険者喪失届｜ハローワークインターネットサービス

⑧・⑨定年制の状況

定年の有無、定年制度の改定・廃止予定の有無を記入します。

⑩・⑪雇用継続制度の状況

雇用継続制度の就業規則への記載有無、経過措置により雇用確保措置の上限年齢を限定している場合は上限年齢、経過措置の規定方法等を記入します。

⑫・⑬創業支援等措置

雇用ではない働き方の導入もしくは導入予定の有無、その内容を記入します。
（右ページ）

⑭65歳を超えて働ける制度

現状努力義務とされている65歳を超えて働ける制度の導入もしくは導入予定の有無、上限年齢、制度の規定方法等を記入します。

⑮常用労働者数

常用労働者とは、週の所定労働時間が20時間以上の労働者であって、1年以上継続して雇用している、もしくは雇用が見込まれる労働者を指します。

⑯過去1年間の離職者の状況

45歳以上の労働者を解雇した場合、その人数を記入します。
求職活動支援書とは、事業主都合の解雇等、又は経過措置としての継続雇用制度の対象となる高年齢者にかかる基準に該当しなかったことによる離職予定の高年齢者等が希望した際に、対象労働者の職歴や業績等を記入のうえ作成・交付する書面です。

（参考）求職活動支援書の作成・交付義務について｜厚生労働省北海道労働局

⑰65歳まで働ける制度の適用状況

定年到達者数、定年で退職した人数、継続雇用された人数等を記入します。

⑱65歳を超えて働ける制度の適用状況

⑰と同様に記入します。

⑲経過措置による場合の適用状況

経過措置に基づいた運用を行っている場合、対象者数や雇用継続基準に該当・該当しなかった人数等を記入します。

⑳65歳を超えて働ける制度に基準を設ける場合の適用状況

⑲と同様に記入します。

ワードでの作成も可能

高年齢者雇用状況等報告書はワードでの作成も可能です。入力する必要がある内容は、報告書様式の場合と同じです。
ワードでの作成にあたっては厚生労働省より最新の様式が提供されていますが、改正法の施行や経過措置の終了等により様式が変更になることがありますので、必ず最新の様式を入手のうえ作成してください。

（参照）高年齢者雇用状況等報告書及び記載要領等｜厚生労働省

電子申請も可能

既にハローワークや年金事務所への入退社手続き、労働基準監督署への就業規則や労使協定の提出を電子申請で行っている場合は、e-Govでの電子申請がおすすめです。
高年齢者雇用状況等報告書の電子申請手順について、詳しくはこちらをご覧ください。

（参照）申請の手順解説｜厚生労働省

就業規則は変更を繰り返していく必要があります。今回は、就業規則の変更手順、気を付けるべきポイントについて解説しました。
就業規則の作成、変更は関連する法律の理解が不十分な状態で行うと、従業員とのトラブルが発生したり、思わぬ不利益を被ったりと、事業主・人事労務担当者を悩ませるリスクが多く潜んでいます。
自社での対応が難しい、時間がかかる場合には一度社会保険労務士への依頼を検討してみてはいかがでしょうか。

過半数労働組合もしくは過半数代表の意見を聞く

就業規則を変更する場合には、作成する場合と同様に、過半数労働組合もしくは過半数代表の意見を聞くことが必要です（労働基準法90条1項）。
職場の過半数の労働者から組織される労働組合のことを過半数労働組合といい、過半数労働組合がある場合には過半数労働組合から意見を聴取します。
職場に過半数労働組合がない場合には、労働者の過半数を代表する過半数代表者を選任して、意見を聴取します。
これらの意見の聴取をしたものについては、届出の際に意見書として提出することになります。
意見書は就業規則変更届と一緒に厚生労働省のホームページからダウンロードします。

就業規則変更届を提出する

就業規則変更届を提出します。
就業規則を変更した場合には、就業規則変更届を提出することになります。
就業規則変更届については、厚生労働省のホームページから取得できます。
参考：就業規則変更届｜厚生労働省 ※Wordファイルがダウンロードされます
上述した過半数労働組合・過半数代表者の意見書もこのファイルの中にあります。

ひな形を使って良いのか

インターネットで検索をすれば容易に就業規則のひな方を入手することができます。
では、このひな形を使って就業規則を作成しても良いのでしょうか。
確かに、これらを利用すれば容易に作成でき、かつ絶対的必要記載事項についても記載を失念することは無いといえるでしょう。
しかし、上述したように、就業規則には業種ごとに作成にあたっての注意点があり、これらをひな形に適切に落とし込む必要があります。
また、会社ごとにひな形に記載されている文言を変更する必要がありますが、その内容が労働基準法等の法律に違反しないようにする必要があります。
ひな形を使う場合には、自社の事情にあっているか、法律に違反していないかなど、慎重に精査しましょう。

専門家への相談の要否

就業規則の作成について、専門家に相談する必要はあるのでしょうか。
就業規則は基本的な事項であり、慎重な作成が求められます。
作成にあたっては労働関係の法律についての知識が必要であり、その内容は非常に難解です。
そのため、できれば専門家に相談しておくのが望ましいといえるでしょう。

このページではテレワーク・在宅勤務を導入する場合に就業規則をどうすれば良いかについてご紹介しました。
テレワーク・在宅勤務にあわせた就業規則が必要であり、過半数代表の同意や変更届の手続きも必要です。
どのような就業規則であればトラブルが発生しないかわからない、という場合には必ず専門家に相談することにしましょう。

電子申請を行うメリット

労働保険の年度更新について、インターネットで申請を行う電子申請には、次のようなメリットがあります。



まず、上述したように、申告書を紙で提出する場合、直接労働基準監督署などの機関に出向いて手続きをする必要があります。
電子申請の場合、直接出向く必要はありません。
また、申告書を紙で提出する場合、各種機関の窓口が稼働している時間に出向く必要があります。
しかし、電子申請であれば、自宅やオフィスから24時間いつでも行なえます。
移動時間や費用を節約することが可能といえます。

電子申請に必要なもの

労働保険の年度更新の電子申請に必要なものには次の3つがあります。



まず、電子申請はパソコンで使用するアプリが必要となるので、パソコンが必要です。
インターネットが利用できてもスマートフォン・タブレットでは電子申請はできませんので注意が必要です。
次に、労働保険の年度更新には電子証明書が必要です。
電子証明書とは、電子申請をする際に送信する電子データが原本であること・改ざんされていないことを証明するためにつけられるものです。
電子証明書は認証局で作成しますが、e-Govを利用するにあたって動作確認がとれている電子証明書の認証局は、次のe-Govのホームページに公開されています。

参考：
認証局のご案内｜e-Gov（URL:https://shinsei.e-gov.go.jp/contents/preparation/certificate/certification-authority.html）

さらに、e-Govのアカウントを取得した上で、パソコンにアプリケーションをインストールする必要があります。
アプリケーションはWindows・Macどちらにも対応しています。

電子申請の手続

労働保険の年度更新を電子申請で行う場合の手続きは次の通りです。

賃金集計表を作成する

紙で行う場合と同様に賃金集計表を作成します。

e-Gov電子申請手続検索を利用して「労働保険年度更新申告」を検索する

e-Govの電子申請はとてもたくさんの種類があります。
労働保険の年度更新の手続きのページには、手続検索から「労働保険年度更新申告」と検索すると遷移することができます。

申請書入力画面に必要事項を入力

労働保険年度更新申告の申請書入力画面に必要事項を入力します。
入力したデータと電子証明書を保管します。

保管したデータを送信

保管したデータと電子証明書の送信を行います。

保険料を納付する

送信が終わると保険料の納付に必要な情報が表示されるので、保険料の納付を行います。

市販の電子申請ソフトや労務管理システムで電子申請を行うことも可能

e-Govは外部連携APIを公開しているので、これを使って申請ができる電子申請ソフトや労務管理システムが市販されています。
これらを用いて労働保険の年度更新をすることも可能です。

このページでは労働保険の年度更新についてお伝えしました。
労働者を雇用していると手続きが必要となる労働保険は年度更新が必要で、適切に行わなければペナルティを課せられることもあります。
適切に行えるよう不明点がある場合には専門家に相談するようにしましょう。

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