労働時間を把握する義務が会社にある。違反した場合の罰則や法改正の経緯について解説

会社が労働者の労働時間を把握する義務とはどのような内容でしょうか。

労働時間の把握義務について

会社は、労働者に一定時間以上の労働をさせた場合、会社は当該労働者について、医師による面接指導を行わなければならない義務を負っています（労働安全衛生法66条の8第1項、66条の8の2第1項）。
この義務の履行をさせるためには、どのくらいの時間働かせているのか会社が把握している必要があります。
そのため、労働安全衛生法66条の8の3で次のように規定して、労働者の労働時間を把握する義務を課しています。

第六十六条の八の三 事業者は、第六十六条の八第一項又は前条第一項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者（次条第一項に規定する者を除く。）の労働時間の状況を把握しなければならない。

この条文の厚生労働省令として定められている労働安全衛生法施行規則52条の7の3第1項において、労働時間の把握の方法として次のように定めています。

（法第六十六条の八の三の厚生労働省令で定める方法等） 第五十二条の七の三　法第六十六条の八の三の厚生労働省令で定める方法は、タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法とする。

以上の2つの条文より、タイムカードやパソコンの利用などによる客観的な方法によって、会社は労働者の労働時間を把握する必要があるとされています。
紙のよる管理をしている場合や、最近ではパソコンやクラウドを利用した勤怠把握もありますが、これらのように客観的に労働時間がわかるものを利用して、その管理をすることになります。

労働時間の記録の保管義務

労働安全衛生法施行規則52条の7の3第2項は、労働時間を把握できるように、労働時間の状況を記録として作成し、保存する義務を定めています。
保存期間は3年です。

労働時間の把握義務の対象となる人

労働時間の把握義務の対象となる人は、高度プロフェッショナル制度を除くすべての労働者です。
そのため、裁量労働制や管理監督者についても労働時間を把握する義務があるので注意をしましょう。

	労働者負担	雇用主負担	雇用保険料率
一般の事業	5/1000	8.5/1000	13.5/1000
農林水産・清酒製造の事業	6/1000	9.5/1000	15.5/1000
建設の事業	6/1000	10.5/1000	16.5/1000

労働時間の把握義務の法改正の経緯

労働時間の把握義務については近時の働き方改革関連法として、制定・改正されたものの一つです。
長時間労働が社会問題化しており、残業時間に上限が定められていても、会社がその労働時間を把握せず、違法な長時間残業をさせているようなケースもあり、規定が絵に描いた餅であることも珍しくありませんでした。
そのために導入されたのが、この労働時間の把握義務です。

36協定を届け出ないとどうなるか

36協定を結んだ旨を届け出ないとどうなるのでしょうか。
労働基準法32条の法定労働時間の定めの例外として、法定労働時間外に働かせるためには、36協定を締結するだけではなく、これを労働基準監督署に届け出る必要があります。
届け出をしなかった場合には、労働基準法32条の例外として時間外労働をさせることはできず、その状態で法定労働時間害に働かせた場合には、労働基準法32条違反となります。
労働基準監督署の指導の対象になるほか、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が法定されています（労働基準法119条1号）。
また労働基準法35条に違反した場合も、労働基準法119条1号で6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金刑が法定されています。
この刑事罰については、会社だけではなく、責任者個人にも科せられることになるので注意しましょう。

労災保険

業務や通勤が原因の怪我・病気に対して給付を行う制度が労災保険です。
怪我や病気の治療に必要な費用を支給する療養給付、仕事を休んだことに対して給付を行う休業給付、怪我や病気で後遺障害が残った場合の障害給付、遺族に対する遺族給付などを受けることができます。

社会保険は狭義の社会保険と労働保険に分類される

社会保険は、健康保険・厚生年金・介護保険の3つを合わせて狭義の社会保険と、雇用保険と労災保険のことを労働保険と呼んで分類することがあります。

記載事項についての解説

就業規則に記載する事項について、特に注意すべき点は次の通りです。

必要的記載事項は全項目記載する

就業規則において必ず記載しなければならない事項のことを必要的記載事項と呼んでいます。

これらの事項が記載されていない就業規則を作成しても、労働基準法89条に規定されている就業規則を作成したといえないことになるので、必ず記載します。
モデル就業規則にはこれらを踏まえて多数記載がされています。
例えば、20条は次のような項目が記載されています。

（休日）
第20条　休日は、次のとおりとする。
①土曜日及び日曜日

②国民の祝日（日曜日と重なったときは翌日）

③年末年始（１２月　　日～１月　　日）

④夏季休日（　　月　　日～　　月　　日）

⑤その他会社が指定する日

2.業務の都合により会社が必要と認める場合は、あらかじめ前項の休日を他の日と振り替えることがある。

土日祝日を休みとする会社の記載例です。
年末年始・夏季休日については、会社の実情に応じて記載します。
普段は土日祝日ですが、土日祝日に勤務が必要になることに備えて、2項のように休日の振り替えについての記載を置くようにします。

会社の事情に応じて相対的記載事項を記載する

絶対的記載事項のほかに、特定の取り決めをする際には記載しておかなければならない事項のことを相対的記載事項といいます。
主な相対的記載事項には次のものがあります。


会社でこれらの定めをする場合には、就業規則に記載するようにしましょう。
安全・衛生についての定め、災害補償や業務外の疾病扶助、従業員に懲戒処分をするための制裁の定めはほとんどの就業規則で記載されるので、モデル就業規則を参考に自社の事情に合わせていた記載を行いましょう。
例えば、モデル就業規則67条は次のように定めています。

（懲戒の種類）
第67条　会社は、労働者が次条のいずれかに該当する場合は、その情状に応じ、次の区分により懲戒を行う。
①けん責
始末書を提出させて将来を戒める。
②減給
始末書を提出させて減給する。ただし、減給は１回の額が平均賃金の１日分の５割を超えることはなく、また、総額が１賃金支払期における賃金総額の１割を超えることはない。
③出勤停止
始末書を提出させるほか、　　日間を限度として出勤を停止し、その間の賃金は支給しない。
④懲戒解雇
予告期間を設けることなく即時に解雇する。
この場合において、所轄の労働基準監督署長の認定を受けたときは、解雇予告手当（平均賃金の３０日分）を支給しない。

上記の制裁に関する定めを具体化したもので、就業規則で定めた懲戒処分によって、従業員の行為に対する制裁を行うことになります。

その他の任意的記載事項

任意的記載事項とは、絶対的記載事項および相対的記載事項以外の事項の記載のことをいいます。
就業規則は会社と従業員の関係の基本的な事項を記載するものになるので、就業規則の中で必要的記載事項・相対的記載事項以外でも、基本的なルールとして記載すべきといえるものについては、就業規則に記載します。
主な任意的記載事項としては、次のようなものがあります。

モデル就業規則でも記載があるので、自社の事情に応じて記載をしましょう。
例えば、モデル就業規則70条は次のような規定を置いています。

第70条　労働者は、勤務時間外において、他の会社等の業務に従事することができる。
2.会社は、労働者からの前項の業務に従事する旨の届出に基づき、当該労働者が当該業務に従事することにより次の各号のいずれかに該当する場合には、これを禁止又は制限することができる。
①労務提供上の支障がある場合
②企業秘密が漏洩する場合
③会社の名誉や信用を損なう行為や、信頼関係を破壊する行為がある場合
④競業により、企業の利益を害する場合

この規定は、副業・兼業について会社への届出によって認めつつ、秘密漏洩や競業に関するものについては一定の場合には禁止・制限をするものです。

労働時間の把握義務に違反した場合、会社にはどのようなペナルティが与えられるのでしょうか。

労働基準監督署の指導が入る

労働安全衛生法の違反があった場合、労働基準監督署は当該会社に対して、立ち入って書類や帳簿などを調査したり、出頭を求めたり、報告をさせるなどができます。
これらの権限を通じて、労働時間の把握義務違反の是正が求められます。

罰則

労働関係法令の違反については刑事罰が課されることが多いのですが、労働時間の把握義務違反については、特に刑事罰・行政罰は定められていません。
なお、労働時間の把握義務を果たさずに、66条の8の2第1項に違反したような場合には、50万円以下の罰金刑が規定されているので注意しましょう。

民事上の責任

労働時間を把握していないことで損害賠償を会社に命じる旨の法律はありません。
しかし、労働時間の把握義務を怠った結果、違法な長時間労働となったような場合には、民事上の責任を負う可能性があります。

36協定届の提出方法2郵送する

36協定届の提出方法として郵送で送る方法が挙げられます。
この場合も2部作成して、返信用封筒を同封すると、控えを返送してもらうことができます。
郵送で提出する場合には、労働基準監督署への郵送にかかる時間、事務処理にかかる時間を見込んでおく必要があり、タイムラグがあって受理されるまでに時間外労働・休日労働をさせた場合には、労働基準法36条の例外要件を満たしているとはいえず、労働基準法32条・35条違反となるので注意が必要です。

賃金の該当種類に注意

労働保険の年度更新における注意点の一つは賃金の該当種類についてです。
給与・賃金として支給されるものには、各種の手当などと合わせて様々な種類のものがあります。
そして、給与として支払われる金銭の中には、労働保険において支給された給与・賃金には含まないものがあるので注意が必要です。
給与・賞与・通勤手当のようなものについては、賃金として計算に含まれます。

しかし、役員報酬・傷病手当金・災害見舞金・解雇予告手当などは、賃金として計算に含みません。
また、労働者が立て替えていた交通費・出張旅費・宿泊費の支給も、賃金には含まれません。
支給した額をそのまま申告してしまい、これらを給与に含めてしまうと、保険料を多く支払ってしまうことになるので、注意が必要です。

65歳以上の人を雇用している場合

65歳以上の人を雇用している場合も注意が必要です。
2017年までは65歳以上の人は雇用保険の適用対象ではありませんでした。
そして、2017年からは65歳以上も雇用保険の適用対象となっていましたが、2020年3月31日までは雇用保険料は免除されていました。
2020年4月1日からは、65歳以上の高齢者も雇用保険に加入し、雇用保険料の支払いが必要となります。
最新の情報を確認して手続きを行うようにしてください。

36協定届の提出方法3電子申請する

36協定について電子申請することができます。
電子申請であれば、24時間365日可能で、労働基準監督署に赴く手間や、郵送での返信用封筒の用意や切手代の負担などがありません。
36協定は有効期限があり更新が必要となるので、電子申請が非常に便利です。具体的な方法を後述します。

36協定違反にもペナルティがある

36協定に関する違反をした場合にもペナルティがあります。
上述の行政指導はもちろん、労働基準法119条1号で労働基準法36条6項に違反した場合の刑事罰も同様に定められています。
労働時間に関する会社名で報道されているものの多くが、36協定に違反しての長時間残業なので、やはり違反をしないように細心の注意が必要であるといえます。

具体的に、労働時間の把握を行うにあたって、どのような注意が必要なのでしょうか。

客観的な労働時間の把握が必要

上述しましたが、労働安全衛生法施行規則52条の7の3第1項によって、労働時間の把握は客観的に行う必要があります。
客観的に労働時間の把握を行う方法としては、タイムカードやパソコン、クラウドなどの勤怠管理システムで確認をする、事業者の現認（事業者から労働時間の状況を管理する権限を委譲された者がいる場合にはその者による現認）などの客観的方法によって行います。
たとえば直行直帰があるなど、労働時間の客観的把握が難しい場合には労働安全衛生法施行規則52条の7の3第1項の「その他の適切な方法」によって把握します。
「その他適切な方法」といえるためには、厚生労働省が出している「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に沿った措置をするのが基本となります。
自己申告制とする場合には、ガイドラインには次のことが規定されているので注意をしましょう。

• 自己申告制の対象となる労働者に対して、ガイドラインを踏まえて、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行う。
• 実際に労働時間を管理する者に対して、自己申告制の適正な運用を含め、本ガイドラインに従い講ずべき措置について十分な説明を行う。
• 自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているかついて、必要に応じて実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること。特に著しい乖離が生じているときには、実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をする。
• 自己申告した労働時間を超えて事業場内にいる時間について、その理由等を労働者に報告させる場合には、当該報告が適正に行われているかについて確認する。
• 労働者による労働時間の適正な申告を阻害する措置を講じてはならない。

勤怠管理の方法を見直す

勤怠管理の方法をきちんと見直すようにしましょう。
従来の労働時間の把握は、従来は賃金の計算のために行っていたものでした。
しかし、新たに労働時間の把握義務は、働き方改革のための医師による面接指導を適切に行うためという観点から制定されたもので、客観的な把握が必要となるなど明確に義務となる行為が示されています。
従来の勤怠管理の方法では、労働時間の把握義務を守れない可能性もあるので、客観的な労働時間の把握ができる方法となっている、といえるか見直す必要があります。
現在のシステムで勤怠管理の方法を見直す必要があるか判断できない場合には、専門家に相談するようにしましょう。

e-Gov電子申請アプリケーションをインストールする

e-Gov電子申請アプリケーションをインストールします。
e-Gov電子申請アプリケーションのインストールの方法の詳細は、「アプリのインストール｜e-Gov電子申請（URL:https://shinsei.e-gov.go.jp/contents/preparation/beginner/install.html#windows）」にありますので参考にしてください。
なお、セキュリティの観点からGビズIDやMicrosoftアカウントを利用しない場合、2段階認証または追加認証が必要となり、別途スマートフォンに二段階認証用のアプリをダウンロードするなどが必要となります。

電子申請を行う

電子申請を行います。
e-Gov電子申請アプリケーションを起動し、マイページを表示します。
マイページ内の左上部から手続検索をすることができるので、36協定届（時間外労働・休日労働に関する協定届）を選択し、必要な事項を入力して送信します。
直接持参する場合や、郵送する場合のように2部作成する必要はありません。

このページでは労働時間の把握義務についてお伝えしました。
法改正によって新しく義務化されたもので、刑事罰という罰則はないものの、労働基準監督署の指導の対象となるので、きちんと対応をする必要があります。
従来の勤怠管理の方法で労働時間の把握ができているといえるか一度確認するとともに、不明である場合には専門家に相談するようにしましょう。

電子申請を行うメリット

労働保険の年度更新について、インターネットで申請を行う電子申請には、次のようなメリットがあります。



まず、上述したように、申告書を紙で提出する場合、直接労働基準監督署などの機関に出向いて手続きをする必要があります。
電子申請の場合、直接出向く必要はありません。
また、申告書を紙で提出する場合、各種機関の窓口が稼働している時間に出向く必要があります。
しかし、電子申請であれば、自宅やオフィスから24時間いつでも行なえます。
移動時間や費用を節約することが可能といえます。

電子申請に必要なもの

労働保険の年度更新の電子申請に必要なものには次の3つがあります。



まず、電子申請はパソコンで使用するアプリが必要となるので、パソコンが必要です。
インターネットが利用できてもスマートフォン・タブレットでは電子申請はできませんので注意が必要です。
次に、労働保険の年度更新には電子証明書が必要です。
電子証明書とは、電子申請をする際に送信する電子データが原本であること・改ざんされていないことを証明するためにつけられるものです。
電子証明書は認証局で作成しますが、e-Govを利用するにあたって動作確認がとれている電子証明書の認証局は、次のe-Govのホームページに公開されています。

参考：
認証局のご案内｜e-Gov（URL:https://shinsei.e-gov.go.jp/contents/preparation/certificate/certification-authority.html）

さらに、e-Govのアカウントを取得した上で、パソコンにアプリケーションをインストールする必要があります。
アプリケーションはWindows・Macどちらにも対応しています。

電子申請の手続

労働保険の年度更新を電子申請で行う場合の手続きは次の通りです。

賃金集計表を作成する

紙で行う場合と同様に賃金集計表を作成します。

e-Gov電子申請手続検索を利用して「労働保険年度更新申告」を検索する

e-Govの電子申請はとてもたくさんの種類があります。
労働保険の年度更新の手続きのページには、手続検索から「労働保険年度更新申告」と検索すると遷移することができます。

申請書入力画面に必要事項を入力

労働保険年度更新申告の申請書入力画面に必要事項を入力します。
入力したデータと電子証明書を保管します。

保管したデータを送信

保管したデータと電子証明書の送信を行います。

保険料を納付する

送信が終わると保険料の納付に必要な情報が表示されるので、保険料の納付を行います。

市販の電子申請ソフトや労務管理システムで電子申請を行うことも可能

e-Govは外部連携APIを公開しているので、これを使って申請ができる電子申請ソフトや労務管理システムが市販されています。
これらを用いて労働保険の年度更新をすることも可能です。

このページでは労働保険の年度更新についてお伝えしました。
労働者を雇用していると手続きが必要となる労働保険は年度更新が必要で、適切に行わなければペナルティを課せられることもあります。
適切に行えるよう不明点がある場合には専門家に相談するようにしましょう。

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