マイナンバーサービス

マイナンバーサービス

初期導入コスト0円のマイナンバーサービス

給与計算に直接関わる制度だから、
負担にならないコストで安全・安心なサービスをご提供したいと考えました。

サービス構成

サービス構成

収集代行サービス

多拠点、大人数、高い入退職頻度などのお客様にも最適
従業員様本人から番号および本人確認書類のご提供を受け、本人確認を行った上で番号情報をデータ化します。
収集の方法は郵送またはWEB(クラウドシステムへの入力)から選択できます。
また、番号制度開始時の既存従業員様からの大量収集を想定した「イニシャル収集」と、既存従業員様のみならず、その後の入社社員様からも継続的に収集を行う「継続収集」の2通りサービス形態から選択できます。
なお、「イニシャル収集」は制度開始後の突発的な大量入社などの際にもご利用頂けます。
収集代行サービスのメリット

初期導入コストは0円で導入できます
マイナンバー制度による入社時の事務工数増加を継続的に回避できます
拠点や支店が多くても、特定個人情報に触れる人員を人事部門のみに限定し、最小限にできます。そのため、マイナンバーの漏洩リスクが最小化されます
システム提供のみではなく業務代行なので、煩雑な本人確認作業も代行します
セキュリティ機器の追加導入などを行わずに、エコミックのセキュアな環境による安全な運用が実現します
自社の人員に対する教育にかかるコストを最小限にすることができます
制度開始時に既存従業員様の番号を収集することで、2016年以降の年末調整申告書類に対する本人確認を簡素化できます※
通常は自社で収集を行う場合でも、制度開始時の大量収集の時のみ利用することができます
通常は自社で収集を行う場合でも、突発的な大量入社などの際に必要に応じて利用することができます
※年末調整申告書類に記載されるマイナンバーの本人確認について

マイナンバーの[よくある質問Q4-3-4]において、『従業員からマイナンバーを記載した扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合、本人確認も毎回行う必要があります』と明記してあります。したがって、普通に考えると毎年の年末調整時に本人確認の作業を行わなければならないことになります。

これについては簡素化の方法も併記してあり、2回目以降の番号確認については『事業者が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法』で簡素化できます。身元確認については2回目以降は対面の場合は省略することもできますが、アウトソーシングを利用する場合や遠隔地から収集する場合などは省略できません。この場合は、申告書に個人識別情報をプレ印字しておいて本人の申告がその情報と同一であることで身元確認とする、等の簡素化が考えられます。
すなわち、年末調整までに番号を収集しておいてプレ印字を行うことができれば簡素化も可能ですが、対面できない環境で申告書類に個人番号を手書きする運用を行った場合、初回の身元確認と同等の確認作業が毎年発生する可能性があるため、エコミックの収集代行サービスを年末調整前にご利用頂くことで、申告書類へのプレ印字を実現させることをお勧めしております。

管理サービス

エコミックのマイナンバー管理サービスは0円~で提供いたします
給与計算アウトソーシングと継続収集代行サービスの両方をご利用頂く場合、マイナンバー管理サービスの運用コストは0円でご利用頂けます。源泉徴収票や、番号をプレ印字する年末調整の申告書類などをエコミックがお預かりする情報で出力できるため、お客様は日常的に番号を取扱わない環境が得られます。
給与計算アウトソーシングをご利用頂いていないお客様における管理サービスは、お客様ならではの環境によって適切なご提供方法が異なるため、ご要望にあわせてオーダーメイドでサービス構成を検討させて頂きます。
お気軽にご相談ください。
管理サービスのメリット

初期導入コストは0円~で導入できます
給与計算アウトソーシングと継続収集代行サービスの両方をご利用頂く場合、運用コストも0円となります
ガイドラインに準拠した安全管理措置を施したエコミックの施設で安全に管理できます
マイナンバーの情報がお客様の環境から完全に分離します
源泉徴収票等の各種書類へのマイナンバー記載もエコミックが行います
お客様がこれまでご利用されていたシステムをマイナンバーに対応させる必要がなくなります
セキュリティ機器の追加導入などの必要がなくなります
自社の人員に対する教育にかかるコストを最小限にすることができます

お客様に合わせて柔軟に利用できる収集代行サービス

過度なコストをかけず、安全かつ現実的にマイナンバーを取り扱っていくために、
お客様ならではの環境に適したサービス構成を柔軟にお選びいただけます。

郵送による収集代行フロー

1件あたり単価750円~
郵送による収集代行フロー

WEBによる収集代行フロー

1件あたり単価450円~
WEBによる収集代行フロー

エコミックの収集代行の特徴

郵送による収集と、WEBによる収集の両方に対応いたします
本人確認の作業もエコミックで代行いたします
マイナンバーを提供できない場合(海外への短期在留などの場合)、その「理由」も収集し、納品いたします※1
本人確認書類の記載内容が結婚や引越などによって不一致となった場合に、その「理由」も収集し、納品いたします※2
収集対象者をご提供頂き、身元と番号の正確性が確認された状態のマイナンバー情報をデータ納品いたします
データの授受を安全に行うために、独立した「データ授受システム」をご提供いたします
データ授受システムへのアクセスは、ID、パスワード、IPアドレスで制限し、操作ログの取得、アップロードデータの時限削除機能を備えます
自社の人員に対する教育にかかるコストを最小限にすることができます
収集代行業務用のシステムおよびデータ授受システムは、エコミックの基幹システムから完全に分離しており、エコミック内でも許可されたユーザ以外は利用できません
※1 
法定の書類にマイナンバーを記載できない場合、その理由の記載を求められる場合があるため納品させて頂きます。厚生労働省の資料「[[PDF] 社会保障・税番号制度の導入に向けて(社会保障分野)~事業主の皆様へ~]」の14ページにて、『個人番号を記入できない場合は、「⑪住所」欄に住所と理由を必ず記入してください』と明記してあります。税に関する書類についても、エコミックがマイナンバーコールセンターに確認したところ、個人番号を記入できない場合は、その理由を別紙に記載して提出して欲しいとの回答を得ております。 ※2 
正当な理由によって本人確認書類の記載内容が会社の認識と相違については、会社が相違の理由が確認できる場合は本人確認をOKにすることができることを、マイナンバーコールセンターに確認したため、お客様に「理由」を納品させて頂きます。

マイナンバー管理システムは給与計算システムからも分離

ガイドラインに準拠した安全管理措置を実施した上で、マイナンバーに触れることができる人員を最小限にし、給与計算システム上でも番号を閲覧できないようにします。
マイナンバー管理システムは給与計算システムからも分離

安全管理措置

ガイドラインに準拠した方針、定めに準拠した個人情報保護マネジメント・システム
オートロックかつロギング可能な出入口
監視カメラの設置
私物持ち込み禁止
ユーザIDとパスワードによるアクセス制御、ロギング、セキュリティソフトによる不正監視
データ廃棄時に廃棄証明を発行
「マイナンバーサービス」は当法人の関連企業の
株式会社エコミック(国内トップクラスの給与計算代行実績)
のサービスとなります。


株式会社エコミック
URL:http://www.ecomic.jp/service/mynumber